中科院二期进馆档案数字化试点工作培养和陶冶

4月28日至29日,中国科学院二期档案进馆及数字化工作(以下简称“二期进馆工作”)第一批总结表彰暨第二批启动培训班在南京举办。来自49个单位的档案工作主管领导、档案工作主管部门负责人和档案人员,共120人参加了培训。培训班由中科院办公厅主办,中科院档案馆、南京分院承办。

12月2日,中国科学院二期进馆档案数字化试点工作(以下简称“试点工作”)培训班在沈阳召开。本次培训由办公厅主办,沈阳分院承办。来自23个试点单位的档案工作分管负责人、综合档案室主管部门负责人、档案工作人员约40余人参加了培训。培训班由中科院档案馆馆长张薇主持。

档案馆常务副馆长潘亚男通报了第一批二期进馆工作完成情况,总结了进馆单位在组织协调、制度规范、过程管理、业务培训与指导、条件保障等方面好的做法和经验。为表彰先进,进一步激励进馆单位扎实推进二期进馆工作,档案馆对在第一批二期进馆工作中做出积极贡献的11个先进集体和24个优秀个人进行了表彰。

培训班上,档案馆常务副馆长潘亚男介绍了试点工作的内容和要求,阐述了试点工作的背景、意义、试点单位的选择依据及试点工作的推进方式,提出了试点工作的完成时间、试点工作成果等要求。档案馆综合管理部主任王兰简要介绍了《中国科学院二期进馆档案数字化试点工作常见问题解答》的编制目的、思路和主要内容。档案馆利用与编研部主任李婉月介绍了试点单位进馆档案的主要内容和要求,分析了进馆档案存在的问题。

培训班邀请国家档案局技术部信息化推进处处长王大众介绍了国家档案数字化工作的整体情况,结合国家档案工作“十三五”规划,提出了档案数字化工作的原则、业务流程、技术要求等,解读了《纸质档案数字化技术规范》和《档案数字化外包安全管理规范》。

培训班上,作为采用分院牵头,所属研究所打包试点模式的单位代表,长春分院党组书记甘建国介绍了长春分院牵头组织开展分院地区试点工作的方案和推进实施情况。作为采用研究所独立试点模式的单位代表,半导体所图书信息中心主任阎军介绍了本单位试点工作方案和进展情况,交流了工作心得。金属所学报信息部主任黄春晓介绍了金属所配备人财物等条件,自行开展进馆档案数字化工作的情况,并作了工作经验交流。长春光机所综合档案室主管景红薇作为已完成试点工作单位的代表,介绍了本单位进馆档案鉴定、整理工作情况,并就本单位采取在院档案馆进行数字化的工作方式交流了工作经验。各参会人员还围绕试点工作任务书、工作计划、实施方案、存在问题等内容进行了交流研讨,并提出了积极的工作建议。

潘亚男介绍了中科院二期进馆工作的推进思路、工作流程,从提高认识、提升管理制度化和业务规范化水平、强化过程管理等方面提出了工作要求。档案馆有关人员就档案鉴定与整理、档案预验收、档案数据验收与移交作了专题培训。

张薇在培训总结中指出,各试点单位应从法律法规的角度增强对档案收、管、用的认识,不断改进本单位档案管理工作,为档案进馆和数字化工作打好基础。并对试点工作的开展提出了3方面的要求:一是各试点单位在实施过程中应注意档案实体进馆和数字化工作的配合,选择适合本单位实际的数字化方式,做好工作计划,集中有序地在2015年12月之前完成试点任务;二是试点工作是现阶段解决中科院档案工作现实问题的过渡性政策,从长远来看,各单位应当建设自己的数字化能力,实现全院“存量档案数字化、增量档案电子化”这一长远目标;三是通过试点工作在实现档案实体进馆和进馆档案数字化的同时,总结、梳理和提炼出指导性、操作性更强的指南等工作成果,为推动全院档案进馆工作提供参考借鉴。

中科院长春分院、昆明植物研究所等7个单位从二期进馆工作组织管理、档案鉴定与整理、数字化几方面作了经验交流。

档案馆馆长张薇在总结中指出,二期进馆工作是一项依法依规开展的业务工作,各进馆单位在做到领导重视、举措到位、制度健全、人员落实、经费保障的同时,还应重点做好以下三个方面的工作:一是强化责任意识,并切实履责。进馆单位档案工作主管领导、档案工作主管部门负责人应切实做好二期进馆工作的组织管理和督促检查,档案人员要不断提升业务能力,发挥聪明才智,扎实做好业务工作。二是强化问题导向,加强业务指导。要及时发现问题、分析问题、解决问题,提升工作水平。三是强化理论研究,提升业务研究能力。通过实践促进相关理论的建设和技术研发,为提升国家相关方面的发展和我院档案工作水平做出贡献。

参训人员表示,本次培训内容丰富、针对性强,使大家了解了国家和中科院档案进馆工作的形势背景,提升了认识,明确了工作流程和业务要求,对开展本单位二期进馆工作起到了积极的推动作用。

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培训现场

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颁奖现场

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